Phòng gồm 9 ngời với 5 cán bộ chính thức. Trởng phòng là một Dợc sỹ
cao cấp, điều hành toàn bộ công việc chung, phòng có một kỹ s kinh tế làm
công tác tiền lơng, chế độ lao động, định mức lao động và các chế độ chính
sách khác gồm: theo dõi, kiểm tra, xét duyệt, lu trữ tất cả các khoản chi tiêu
trong quỹ lơng, đồng thời lên kế hoạch lơng và kế hoạch quỹ lơng thực hiện
hàng tháng. Giải quyết chế độ theo qui định của Nhà nớc cho cán bộ công nhân
viên, hu trí, mất sức.
Ngoài ra còm có 2 Ngời phụ trách an toàn lao động, một ngời phụ trách
mảng hành chính, một nữ y sỹ làm công tác chăm lo sức khoẻ cho cán bộ công
nhân viên trong toàn công ty. Công tác lễ tân, tổng đài, đánh máy, phiên dịch
do 2 nữ nhân viên đảm nhận.
+Phòng kế toán - tài vụ
Làm nhiệm vụ trực tiếp quản lý tình hình tài chính của công ty, tức hạch
toán kinh doanh sản xuất. Phòng gồm 7 cán bộ chịu sự giám sát điều chỉnh
của Giám đốc, có chức năng tổ chức công tác tài chính kế toán quản lý Tài
sản, vốn của công ty, cung cấp thông tin cho việc điều hành quản lý Công ty,
và cho cơ quan bên ngoài. Trích lập, sử dụng các quỹ tiền lơng, tiền thởng
cho công nhân viên.
+Phòng kiểm nghiệm
Gồm 11 cán bộ làm công tác kiểm tra NVL và phụ liệu trớc khi đa vào
sản xuất, kiểm nghiệm các bán thành phẩm, thành phẩm đảm bảo sản phẩm
cuối cùng đạt tiêu chuẩn.
+Phòng kỹ thuật
Đây là bộ phận có vai trò quan trọng nhất đối với bộ phận sản xuất.
Phòng gồm 6 ngời trong đó 2 cán bộ phụ trách chung là trởng phòng và phó
phòng, 4 ngời còn lại là trợ lý kỹ thuật tại 4 phân xởng có nhiệm vụ: Giám sát,
kiểm tra liên tục về mặt kỹ thuật đối với từng công đoạn, nghiên cứu sản xuất
thử, xin phép đăng kỹ mặt hàng mới.
+Ban cơ điện
Gồm 5 thợ lành nghề có nhiệm vụ tổ chức tiến hành bảo dỡng định kỳ và
đột xuất cho các đơn vị máy, tổ chức lắp đặt các đơn vị máy khác kịp thời đa
vào sản xuất.
+Tổ bảo vệ
Gồm 18 ngời phụ trách công tác bảo vệ, đảm bảo sự an toàn cho sản xuất
và an ninh.
Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42
5
Trong sản xuất công ty có 3 phân xởng, các sản phẩm của từng phân x-
ởng đợc sản xuất riêng biệt, không có mối quan hệ với nhau.
- Phân xởng thuốc viên: Là một phân xởng lớn của công ty, phân xởng
chuyên sản xuất các loại thuốc tân dợc dới dạng viên nén và viên nén ép
vỉ, viên nang ép vỉ.
- Phân xởng Mắt ống: Là phân xởng chuyên sản xuất các loại thuốc ống
nh: thuốc nhỏ mắt, thuốc nhỏ mũi, phi la tốp
- Phân xởng Đông Dợc: Là phân xởng chuyên sản xuất các loại Đông dợc
nh dầu cao xoa, cao bách bộ, xiro, chè hạ huyết áp
Do tính chất cơ giới hoá trong sản xuất nên lực lợng lao động trong công
ty không nhiều nhng phần lớn có trình độ đại học. Tổng số lao động trong
công ty là 210, trong đó công nhân sản xuất là 127 ngời, cán bộ quản lý là 83
ngời.
Nhìn chung cách bố trí tổ chức của công ty là tơng đối gọn nhẹ. Tất cả
các bộ phận phục vụ trực tiếp cho sản xuất đều gắn liền trong biên chế các
phòng chức năng. Việc gắn liền các nhóm này vào phòng hành chính là nối
trực tiếp các mắt xích cuối cùng của dây chuyền sản xuất vào với hệ thống
điều hành của công ty, tạo điều kiện cho quan hệ giữa phòng điều hành với các
phân xởng khăng khít thành một mối và việc điều hành sản xuất đợc xuyên
suốt hơn, nhờ đó sản xuất tơng đối ổn định, nhịp nhàng, điều hoà, rất thuận lợi
cho việc khảo sát và định mức. Sau đây là cách phân bổ cán bộ quản lý tại các
phòng ban (Biểu số 1).
2. Bộ máy kế toán và tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần Dợc
phẩm Hà Nội
2.1.Bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán trên góc độ tổ chức lao động kế toán là tập hợp đồng bộ
các cán bộ nhân viên kế toán để đảm bảo thức hiện khối lợng công tác kế toán
phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn
vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt
chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi
cán bộ, nhân viên đều đợc quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ
đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ớc lẫn nhau. Guồng máy
kế toán hoạt động đợc có hiệu quả là do sự phân công, tạo lập mối liên hệ chặt
chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lợng
công tác kế toán.
Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42
6
Bộ máy kế toán của Công ty (Sơ đồ 2) đợc tổ chức theo nguyên tắc tập
trung, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện và kiểm tra việc chấp hành các công tác
kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức công tác quản lý
và phân tích hoạt động kinh tế, hớng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bộ phận trong
công ty, thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu, chế độ hạch toán
Stt Nơi SL Giới tính Trình độ
Nam Nữ ĐH TC Khác
1 P.Tổ chức- Hành chính 9 4 5 5 2 2
2 P.Kế toán 7 0 7 6 0 1
3 P.Kế hoạch kinh doanh 21 5 16 13 3 5
4 Kho 14 5 9 1 5 8
5 Phòng kỹ thuật 6 0 6 6 0 0
6 P.Nghiên cứu 6 2 4 2 1 3
7 P.Kiểm nghiệm 11 1 10 8 2 1
8 Ban cơ điện 5 5 0 1 0 4
9 Ban bảo vệ 18 16 2 1 1 16
10 PX Mắt ống 28 4 24 7 2 19
11 PX Viên 59 28 31 9 8 42
12 PX Đông dợc 25 5 20 2 1 22
Tổng 209 75 134 61 25 123
Biểu số 1 : Bảng phân bổ cán bộ quản lý tại các phòng ban
Đại học kinh tế quốc dân Lớp Kế toán C - K42
7
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần Dợc phẩm Hà Nội
Đại hội đồng cổ đông
Hội Đồng Quản Trị
Ban Giám Đốc
Phòng Kế
hoạch-
Điều độ
Phòng Tổ
chức Hành
chính
Các phân xưởngCác cửa hàngKho xí nghiệp
Đội
bảo vệ
Ban cơ
điện
Phòng
Kiểm
nghiệm
Phòng kinh
doanh tiếp
thị
Phòng Kỹ
thuật
Phòng Kế
toán- Tài
vụ
Quầy số 31
Láng Hạ
Quầy số 7
Ngọc
Khánh
Quầy số
8 Ngọc
Khánh
Cửa hàng
số 37-Hàng
Than
FX thuốc
viên
FX Mắt
ống
FX
Đông Dư
ợc
Tổ sản
xuất thử
6
Nhiệm vụ chức năng của từng cán bộ trong bộ máy kế toán:
+ Kế toán trởng: Là ngời tổ chức, kiểm tra công tác kế toán của công ty, là
ngời giúp việc trong lĩnh vực chuyên môn kế toán, tài chính cho Giám đốc điều
hành đồng thời xác định đúng khối lợng công tác kế toán nhằm thực hiện hai chức
năng cơ bản của kế toán là: thông tin và kiểm tra hoạt động kinh doanh; Điều hành
và kiểm soát hoạt động của bộ máy kế toán; chịu trách nhiệm về nghiệp vụ chuyên
môn kế toán, tài chính của đơn vị thay mặt nhà nớc kiểm tra việc thực hiện chế độ,
thể lệ quy định của nhà nớc về lĩnh vực kế toán cũng nh lĩnh vực tài chính. Kế toán
trởng có quyền phổ biến chủ trơng và chỉ đạo thực hiện các chủ trơng về chuyên
môn; ký duyệt các tài liệu kế toán, có quyền từ chối không ký duyệt vấn đề liên
quan đến tài chính doanh nghiệp không phù hợp với chế độ quy định, có quyền yêu
cầu các bộ phận chức năng khác trong bộ máy quản lý ở đơn vị cùng phối hợp thực
hiện những công việc chuyên môn có liên quan tới các bộ phận chức năng đó.
+ Phó phòng tài vụ: Chịu trách nhiệm tập hợp chi phí sản xuất và tính giá
thành sản phẩm, căn cứ vào chi phí đã tính để bút toán ghi sổ chi tiết có liên quan.
Là một công ty nhỏ nên phần kế toán tiền lơng, kế toán tiêu thụ thành phẩm cũng
do kế toán giá thành đảm nhận.
+ Kế toán tiền mặt: Theo dõi và kiểm tra lại các chừng từ thu chi của toàn
công ty và cuối tháng lên báo cáo quỹ, vào sổ chi tiết công nợ.
+ Kế toán tiền gửi ngân hàng: Theo dõi các khoản tiền gửi, tiền vay, các
khoản tiền phải nộp lập và quản lý các sổ chi tiết liên quan.
+ Thủ quỹ: Quản lý két quỹ của Công ty theo dõi thu, chi tiền mặt hàng
ngày cuối ngày đối chiếu với sổ của kế toán tiền mặt cho khớp với số d và chuyển
toàn bộ chứng từ đã nhận trong ngày cho kế toán tiền mặt
+ Kế toán nguyên vật liệu: Theo dõi trực tiếp việc nhập nguyên vật liệu từ
ngoài vào và theo dõi việc xuất nguyên vật liệu đa vào sản xuất, lập thẻ kho, lập
các chứng từ kế toán có liên quan đến nhập xuất nguyên vật liệu.
+ Kế toán tài sản cố định: Theo dõi việc nhập xuất và tính khấu hao hợp lý
trên cơ sở phân loại tài sản cố định phù hợp với tình hình sử dụng và tỷ lệ khấu hao
quy định.
+ Kế toán phân xởng: Do 2 kế toán đảm nhiệm, có nhiệm vụ tập hợp chi phí
sản xuất trực tiếp tại phân xởng.
7
Sơ đồ 2 : Bộ máy kế toán của Công Ty CPDP Hà Nội
2.2. Tổ chức công tác kế toán
Thứ nhất: Hệ thống chứng từ
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động trong
việc sử dụng kinh phí và thu chi Ngân sách của đơn vị kế toán đều phải lập chứng
từ. Các chứng từ đợc sử dụng để ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có đầy đủ
các yếu tố bắt buộc của một chứng từ cùng các yếu tố bổ sung của đơn vị, các
chứng từ sử dụng phải thể hiện đợc thông tin cần thiết cho quản lý và ghi sổ kế
toán phải lập theo đúng qui định của chế độ và ghi chép đầy đủ, kịp thời đúng với
sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Công ty CPDP Hà Nội hiện nay đang áp dụng
chế độ chứng từ kế toán doanh nghiệp ban hành theo quyết định số1141 TC/CĐKT
ngày 1/11/1995 của Bộ trởng bộ tài chính đồng thời cũng cập nhật những thay đổi
của chế độ mới ban hành gần đây vào từng phần hành kế toán cụ thể, các kế toán
viên vẫn sử dụng đầy đủ các chứng từ bắt buộc dành cho phần hành đó.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại công ty bao gồm các bớc sau:
- Lập chứng từ kế toán theo các yếu tố của chứng từ (hoặc tiếp nhận chứng từ từ
bên ngoài)
Kế toán trưởng
Phó phòng tài vụ
Thủ quỹ
Kế toán FX Đông
dược
Kế toán FX
Viên,Mắt ống
Kế toán
TSCĐ
Kế toán tiền
mặt
Kế toán nguyên vật
liệu
Kế toán ngân
hàng
8
- Kiểm tra chứng từ: kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp và hợp lý của chứng từ nh: chữ
ký, tính chính xác của số liệu.
- Sử dụng chứng từ cho lãnh đạo nghiệp vụ và ghi sổ kế toán
- Bảo quản và sử dụng chứng từ kế toán trong kỳ hạch toán
- Chuyển chứng từ vào lu trữ và huỷ
*Hệ thống chứng từ kế toán tại công ty:
- Phần hành kế toán tiền mặt: Giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng, Biên
lai thu tiền, Phiếu thu, Phiếu chi.
- Phần hành kế toán tiền gửi ngân hàng: Bảng kê nộp séc, giấy nộp tiền vào ngân
sách nhà nớc bằng chuyển khoản hay uỷ nhiệm chi.
- Phần hành Tài sản cố định: Biên bản bàn giao TSCĐ, Biên bản đánh giá lại
TSCĐ, Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, Biên bản thanh lý TSCĐ để theo dõi
và hạch toán TSCĐ.
- Phần hành kế toán tiền lơng: Bảng thanh toán tiền lơng, Bảng chấm công, Bảng
thanh toán bảo hiểm xã hội.
- Phần hành hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho kiêm
vận chuyển nội bộ, thẻ kho.
- Phần hành kế toán bán hàng: Hoá đơn giá trị gia tăng.
Thứ hai: Hệ thống tài khoản kế toán
Công ty hiện nay đang áp dụng hệ thống tài khoản ban hành theo qui định
mới nhất của Bộ tài chính, tài khoản của công ty đợc mở chi tiết đến cấp 2 để phù
hợp với yêu cầu sản xuất và quản lý của đơn vị. Hệ thống tài khoản của đơn vị gồm
các tài khoản: 111, 112, 113, 131, 133, 136, 138, 139, 141, 142, 144, 151, 152,
153, 154, 155, 156, 157, 159, 211, 214, 288, 241, 311, 331, 333, 334, 335, 335,
338, 341, 344, 411, 413, 414, 415, 421, 431, 511, 515, 521, 531, 532, 621, 622,
627, 632, 635, 641, 642, 711, 811, 911, 001, 002, 003, 004, 007, 009.
*Các tài khoản chi tiết nh:
311-Vay ngắn hạn VNĐ 311-Vay trung hạn VNĐ
311-Vay ngắn hạn USD 311-Vay trung hạn USD
Vì công ty hạch toán theo phơng pháp kê khai thờng xuyên nên không sử
dụng tài khoản 631,611.
Thứ ba: Đặc điểm tổ chức hệ thống sổ kế toán
9
Để phù hợp với quy mô sản xuất và trình độ lao động kế toán, công ty vận
dụng hình thức chứng từ ghi sổ trong tổ chức sổ kế toán. CT- GS đợc lập định
kỳ 3 ngày 1 lần (Sơ đồ 3).
:Ghi thờng xuyên
: Ghi định kỳ
: Đối chiếu, kiểm tra
Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán tại Công ty CPDP Hà Nội
CT- GS đợc lập trên cơ sở các chứng từ gốc có liên quan và các báo cáo tập
hợp chi tiết từ các phân xởng. Từ CT-GS kế toán sẽ tiến hành vào sổ cái các tài
khoản.
- Hệ thống sổ chi tiết đợc công ty sử dụng là: Sổ theo dõi sản xuất, sổ chi tiết
thành phẩm hàng hoá, Sổ chi tiết vật t, Sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết tiêu thụ, Sổ
chi tiết công nợ.
- Hệ thống sổ tổng hợp: Là sổ cái các tài khoản 111, 112, 131, 152, 153 ,Sổ
đăng ký chứng từ ghi sổ
CT- GS đợc đánh số liên tục trong từng tháng có chứng từ gốc đính kèm và
phải đợc kế toán trởng duyệt trớc khi vào sổ kế toán. Tất cả các loại sổ sách mà
công ty sử dụng đều tuân thủ theo đúng qui định về mặt hình thức và kết cấu. Tuy
Chứng từ gốc
Chứng từ ghi
sổ
Sổ, thẻ kế
toán chi tiết
Bảng tổng
hợp chi tiết
Sổ cái
Báo cáo tài
chính
Sổ quỹ
10
nhiên trình tự ghi sổ kế toán của công ty đã không lập Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
nh theo qui định của chế độ.
Hiện nay công ty có sử dụng hệ thống máy vi tính để phục vụ cho công tác
kế toán. Tuy nhiên, công ty chỉ sử dụng phần mềm về excel tức là bảng tính toán
thông thờng chứ không tự động tập hợp đợc số liệu vào các sổ tổng hợp và báo cáo
nh phần mềm Fast hay là effect. Hàng ngày từ các hoá đơn hay các phiếu thu, chi
kế toán viên sử dụng máy để nhập dữ liệu vào theo nội dung của các chứng từ
thông qua thiết bị nhập dữ liệu là bàn phím, sau đó sử dụng các công thức của
bảng tính cùng các thao tác kẻ bảng biểu để lập các sổ nh: Bảng tổng hợp doanh
thu từng tháng, Bảng kê nhập-xuất tồn, cuối năm lập các báo cáo tài chính.
Thứ t: Hệ thống Báo cáo kế toán
Hiện nay công ty đang sử dụng hệ thống báo cáo theo quyết định số
167/2000/QĐ-BTC ngày 25/10/2000 cùng bổ sung theo thông t số 89/2002/TT-
BTC ngày 9/10/2002 và thông t số 105/2003/TT-BTC ngày 04/11/2003 TT-BTC về
việc ban hành chế độ Báo cáo tài chính doanh nghiệp.
Công ty có hai hình thức báo cáo là Báo cáo tài chính và Báo cáo quản trị:
- Báo cáo tài chính: Định kỳ vào ngày 31/12 hàng năm kế toán tổng hợp sẽ tiến
hành cân đối sổ sách, từ những sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng cân đối
số phát sinh từ đó lập Báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối kế toán (Biểu số
2) và Bảng thuyết minh báo cáo tài chính, còn hàng tháng công ty không lập Báo
cáo tài chính.
- Hệ thống Báo cáo quản trị: đợc lập vào ngày cuối cùng của hàng tháng và theo
từng bộ phận, từng phân xởng để phục vụ cho kế toán trởng trong việc xác định kết
quả kinh doanh và hỗ trợ cho ban lãnh đạo của công ty trong quá trình ra quyết
định quản trị. Các báo cáo quản trị thờng bao gồm: Báo cáo chi phí và giá thành,
Báo cáo bán hàng của từng quầy hàng, Báo cáo hiệu quả kinh doanh.
11
Bộ, tổng công ty Mẫu số B 01-DN
Đơn vị:
Bảng cân đối kế toán
Ngày 31tháng 12 năm 2003
Đơn vị tính:
Đồng
Tài sản Mãsố Đầu năm Cuối năm
1 2 3 4
A-Tài sản lu động và đầu t ngắn hạn
(100=110+120+130+140+150+160)
100 37,131,258,967 47,013,927,731
I-Tiền 110 7,548,417,357 5,584,920,782
1. Tiền mặt tại quỹ 111 49,665,376 433,841,376
2. Tiền gửi ngân hàng 112 7,498,751,981 5,151,079,406
III-Các khoản phải thu 130 14,061,334,858 21,664,991,409
1. Phải thu của khách hàng 131 12,525,827,332 20,651,996,697
2. Thuế GTGT đợc khấu trừ 133 434,657,526 623,524,478
3. Phải thu khác 138 1,100,850,000 389,470,234
IV-Hàng tồn kho 140 15,202,252,852 18,686,413,397
1. Nguyên vật liệu tồn kho 142 5,991,472,405 7,041,109,127
2. Công cụ dụng cụ tồn kho 143 191,417,894 121,503,903
3. Chiphí sản xuất kinh doanh dở dang 144 48,851,823 87,999,477
4. Thành phẩm tồn kho 145 1,893,711,848 2,036,149,750
5. Hàng hoá tồn kho 146 7,076,798,882 9,399,651,140
V-Tài sản lu động khác 150 319,253,900 1,077,602,143
1. Tạm ứng 151 319,253,900 470,244,000
2. Tài sản thiếu chờ xử lý 154 - 144,573,363
3. Ký cợc ký quỹ ngắn hạn 155 - 462,784,780
B- Tài sản cố định ,đầu t dài hạn
(200=210+220+230+240+241)
200 5,686,149,261 5,396,533,903
I-Tài sản cố định 210 5,686,149,261 5,396,533,903
1. Tài sản cố định hữu hình 211 5,686,149,261 5,396,533,903
-Nguyên giá 212 10,546,011,759 11,037,508,401
-Giá trị hao mòn luỹ kế 213 (4,859,862,498) (5,640,974,498)
Tổng cộng tài sản (250=100+200) 250 42,817,408,228 52,410,461,634
1 2 3 4
Nguồn vốn
A-Nợ phải trả (300=310+320+330) 300 34,689,243,768 43,377,797,442
I-Nợ ngắn hạn 310 25,502,643,768 36,620,697,442
12
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét