KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Dựa theo mối quan hệ của lao động với quá trình sản xuất, có thể phân
loại lao động của doanh nghiệp thành hai loại sau.
Lao động trực tiếp sản xuất: lao động trực tiếp sản xuất chính là bộ
phận hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.Thuộc loại này bao gồm những người
điều khiển thiết bị, máy móc để sản xuất sản phẩm (kể cả cán bộ trực tiếp sử
dụng). Những người phục vụ quá trình sản xuất (vận chuyển, bốc dỡ nguyên
vật liệu trong nội bộ sơ chế nguyên vật liệu trước khi đưa vào sản xuất …)
Lao động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp: Thuộc bộ phận này
bao gồm nhân viên kỹ thuật (trực tiếp làm công tác kỹ thuật hoặc tổ chức, chỉ
đạo, hướng dẫn kỹ thuật) nhân viên quản lý kinh tế (trực tiếp lãnh đạo, tổ
chức, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh như giám đốc, phó giám đốc
kinh doanh, các cán bộ các phòng ban kế toán, thống kê, …) nhân viên quản
lý hành chính (những người làm công tác tổ chức, nhân sự, văn thư, đánh
máy, quản trị …).
Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp đánh giá được tính hợp lý
của cơ cấu lao động. Từ đó có biện pháp tổ chức, bố trí lao động phù hợp với
yêu cầu công việc, tinh giảm bộ máy gián tiếp.
* Phân loại tiền lương một cách phù hợp
Do tiền lương có nhiều loại với tính chất khác nhau, chi trả cho các đối
tượng khác nhau nên cần phân loại tiền lương theo tiêu thức phù hợp. Trên
thực tế có rất nhiều cách phân loại tiền lương như phân theo cách thức trả
lương (lương theo sản phẩm, lương thời gian, lương khoán) phân loại theo đối
tượng trả lương (lương gián tiếp, lương trực tiếp), phân theo chức năng tiền
lương (sản xuất, bán hàng, quản lý) … Mỗi cách phân loại đều có những tác
dụng nhất định trong quản lý. Tuy nhiên để thuận lợi cho công tác hạch toán
nói riêng và quản trị nói chung, xét về mặt hiệu quả tiền lương được chia
thành hai loại là tiền lương chính và tiên lương phụ.
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
5
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Tiền lương chính là bộ phận tiền lương trả cho người lao động trong
thời gian thực tế có làm việc, gồm cả tiền lương cấp bậc, tiền thưởng và các
khoản phụ cấp có tính chất tiền lương. Ngược lại, tiền lương phụ là bộ phận
tiền lương trả cho người lao động trong thời gian thực tế không làm việc
nhưng được hưởng chế độ quy định như nghỉ phép, hội họp, học tập, lễ tết,
ngừng sản xuất … Cách phân loại này không những giúp cho việc tính toán
phân bổ chi phí tiền lương được chính xác mà còn cung cấp thông tin cho việc
phân tích chi phí tiền lương.
1.1.4. Các hình thức trả lương
Việc tính và trả chi phí lao động có thể thực hiện theo nhiều hình thức
khác nhau, tuỳ theo đặc điểm hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và
trình độ quản lý của doanh nghiệp. Mục đích của quy định các hình thức khác
nhau tùy theo hoạt động kinh doanh, tính chất công việc và trình độ quản lý
của doanh nghiệp. Mục đích của việc quy định các hình thức trả lương là
nhằm quán triệt các nguyên tắc phân phối theo lao động. Trên thực tế, thường
áp dụng các hình thức trả lương như: trả lương theo thời gian, theo sản phẩm
và lương khoán.
* Tiền lương theo thời gian
Thường áp dụng cho lao động công tác văn phòng như hành chính quản
trị, tổ chức lao động, thống kê, tài vụ, kế toán … Trả lương theo thời gian là
hình thức trả lương cho người lao động căn cứ vào thời gian làm thực tế. Tiền
lương theo thời gian có thể chia ra.
+ Tiền lương tháng là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp
đồng lao động.
+ Tiền lương tuần là tiền lương trả cố định hàng tháng trên cơ sở hợp
đồng lao động.
Tiền lương tuần = Tiền lương tháng * 12 tháng
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
6
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
52 tuần
+ Tiền lương ngày: là tiền lương trả cho một ngày làm việc
Tiền lương ngày =
Tiền lương tháng
Số ngày làm việc theo chế độ C22
+ Tiền lương giờ là tiền lương trả cho một người giờ làm việc
Tiền lương giờ =
Tiền lương ngày
Số giờ quy định của luật lao động
(không quá 8 giờ/ngày)
Do những hạn chế nhất định của hình thức tiền lương theo thời gian
mang tính bình quân, chưa thực sự gắn bó với kết quả sản xuất, nên để khắc
phục phần nào hạn chế đó , trả lương theo thời gian có thể được kết hợp chế
độ tiền lương để khuyến khích người lao động hăng hái làm việc khi có cộng
thêm tiền thưởng vào lương đơn giản.
* Tiền lương theo sản phẩm
Tiền lương theo sản phẩm là hình thức trả lương cho người lao động
căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra và đơn giá tiền lương
tính cho một đơn vị sản phẩm. Việc trả lương theo hình thức trả lương cho
người lao động căn cứ vào số lượng, chất lượng sản phẩm họ làm ra và đơn
giá tiền lương tính cho một đơn vị sản phẩm. Việc trả lương theo sản phẩm có
thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như trả lương theo sản phẩm có
thể tiến hành theo nhiều hình thức khác nhau như trả lương theo sản phẩm
trực tiếp không hạn chế, trả theo sản phẩm gián tiếp, trả lương theo sản phẩm
có thưởng, theo sản phẩm luỹ tiến.
+ Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế được căn cứ vào số
lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy cách, phẩm chất nhân (*) đơn giá tiền
lương quy định cho một sản phẩm, ngoài ra không chịu một sự hạn chế nào.
+ Tiền lương sản phẩm gián tiếp:
Được áp dụng để trả lương cho hoạt động giấn tiếp ở các bộ phận sản
xuất như lao động làm nhiệm vụ luân chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
7
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
dưỡng, máy móc thiết bị … Tuy lao động của họ không trực tiếp ảnh hưởng
đến năng suất lao động của lao động trực tiếp, nên có thể căn cứ vào kết quả
của lao động trực tiếp mà lao động gián tiếp phục vụ để tính lương sản phẩm
cho lao động gián tiếp.
+ Trả lương theo sản phảm có thưởng, có phạt:
Theo hình thức này, ngoài lương tính theo sản phẩm trực tiếp, người
lao động còn được thưởng về chất lượng sản phẩm tốt, thưởng về năng suất
lao động, tiết kiệm vật tư.
+ Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến là việc trả lương trên cơ sở sản
phẩm trực tiếp, đồng thời căn cứ vào mức độ hoàn thành định mức sản xuất.
Mức độ hoàn thành định mức sản xuất càng cao thì suất lương luỹ tiến càng
lớn. Nhờ vậy, trả lương theo sản phẩm luỹ tiến càng lớn. Nhờ vậy trả lương
theo sản phẩm luỹ tiến sẽ kích thích được người lao động tăng nhanh năng
suất lao động.
Tiền lương sản
phẩm trả cho
người lao động
=
Đơn giá
lương sản
phẩm
*
Sản phẩm
hoàn thành
+
Đơn giá
lương sản
phẩm
*
Tỷ lệ
luỹ tiến
* Tiền lương khoán
Tiền lương khoán là hình thức trả lương cho người lao động theo khối
lượng và chất lượng công việc mà họ hoàn thành.
Hình thức này được áp dụng cho những công việc đơn giản, có tính
chất đột xuất, không thường xuyên mà xét không có lợi về kinh tế khi trả
lương theo sản phẩm.
Ngoài chế độ tiền lương, các doanh nghiệp còn xây dựng chế độ tiền
thưởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh
doanh. Tiền thưởng bao gồm thưởng thi đua (lấy từ quỹ khen thưởng) và
thưởng trong sản xuất kinh doanh (thưởng nâng cao chất lượng sản phẩm,
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
8
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
thưởng tiết kiệm vật tư, thưởng phát minh sáng kiến …). Bên cạnh đó người
lao động còn được hưởng các khoản trợ cấp thuộc quy BHXH, BHYT trong
các trường hợp ốm đau, thai sản … Các quỹ này được hình thành một phần do
người lao động góp, phần còn lại được tính vào chi phí kinh doanh của doanh
nghiệp.
1.1.5. Quỹ tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ
Quỹ tiền lương của doanh nghiệp là toàn bộ tiền lương mà doanh
nghiệp trả cho tất cả lao động thuộc doanh nghiệp quản lý. Thành phần quỹ
lương bao gồm nhiều khoản như lương thời gian (tháng, ngày, giờ), lương sản
phẩm, phụ cấp (cấp bậc, chức vụ, khu vực, đắt đỏ …) tiền thưởng trong sản
xuất.
Bên cạnh quỹ tiền lương, người lao động trong các doanh nghiệp còn
được hưởng các khoản trợ cấp từ các quỹ khác như BHXH, BHYT được hình
thành bằng cách trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số quỹ lương cấp bậc và
các khoản phụ cấp (phụ cấp chức vụ, khu vực nếu có) của người lao động
thực tế phát sinh trong tháng. Theo chế độ hiện hành, tỉ lệ trích BHXH là 20%
trong đó 15% do đơn vị hoặc chủ sử dụng lao động nộp được tính vào chi phí
kinh doanh; 5% còn lại do người lao động đóng góp và được trừ vào lương
tháng. Quỹ BHXH được chỉ tiêu cho các trường hợp người lao động ốm đau,
thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, hưu trí, tử tuất … Quỹ này do cơ
quan BHXH quản lý.
Quỹ BHXH được sử dụng để thanh toán các khoản tiền khám chữa
bệnh, viện phí, thuốc thang … cho người lao động trong thời gian ốm đau,
sinh đẻ, Quỹ này được hình thành bằng cách trích theo tỉ lệ quy định trên tổng
số tiền lương và phụ cấp (giống phụ cấp làm căn cứ để trích BHXH của người
lao động thực tế phát sinh trong tháng. Tỷ lệ trích BHYT hiện hành là 3%
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
9
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
trong đó 2% tính vào chi phí kinh doah và 1% trừ vào thu nhập của người lao
động.
Ngoài ra, để có nguồn chi phí cho hoạt động công đoàn, hàng tháng
doanh nghiệp còn phải trích quỹ KHCĐ. Quỹ này cũng được trích theo một tỉ
lệ quy định với tổng số quỹ tiền lương, tiền công và phụ cấp (giống phụ cấp
làm căn cứ trích BHXH, BHYT) thực tế phải trả cho người lao động kể cả lao
động hợp đồng tính vào chi phí kinh doanh để hình thành kinh phí công đoàn.
Tỷ lệ kinh phí công đoàn theo chế độ hiện hành là 2%.
1.2. Kế toán lao động về mặt số lượng, thời gian và kết quả lao động
1.2.1. Kế toán lao động và thời gian lao động
Để quản lý lao động về mặt số lượng, các doanh nghiệp sử dụng sổ
danh sách lao động. Sổ này do phòng lao động tiền lương lập chung cho toàn
doanh nghiệp và lập riêng cho từng bộ phận nhằm nắm chắc tình hình phân
bổ, sử dụng lao động hiện có trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, doanh nghiệp
còn căn cứ vào sổ lao động (mở riêng cho từng người lao động) để quản lý
nhân sự cả về số lượng lao động về biến động và chấp hành chế độ đối với lao
động.
Muốn quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng lao động cần phải tổ chức
hạch toán việc sử dụng thời gian lao động và kết quả lao động. Chứng từ sử
dụng để hạch toán thời gian lao động là bảng chấm công. Bảng chấm công
được lập riêng cho từng bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi rõ
ngày làm việc, nghỉ việc của bộ phận, tổ, đội lao động sản xuất, trong đó ghi
rõ ngày làm việc của mỗi người lao động. Bảng chấm công do tổ trưởng hoặc
trưởng các phòng ban trực tiếp ghi và để nơi công khai để công nhân viên
giám sát thời gian lao động của từng người. Cuối tháng, bảng chấm công
được dùng để tổng hợp thời gian lao động và tính lương cho từng bộ phận, tổ,
đội sản xuất.
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
10
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
1.2.2. Kế toán lao động về mặt kết quả lao động
Để hạch toán kết quả lao động, kế toán sử dụng các loại chứng từ ban
đầu khác nhau, tuỳ theo loại hình và đặc điểm sản xuất ở từng doanh nghiệp.
Mặc dầu sử dụng các mẫu chứng từ khác nhau nhưng các chứng từ này đều
bao gồm các nội dung cần thiết như tên công nhân, tên công việc hoặc sản
phẩm thời gian lao động, số lượng sản phẩm hoàn thành nghiệm thu, kỳ hạn
và chất lượng công việc hoàn thành,… Đó chính là các báo cáo về kết quả
như “phiếu báo làm thêm giờ”, “phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc
hoàn thành”, “bảng kê năng suất tổ”.
Chứng từ hạch toán lao động phải do người lập (tổ trưởng) ký, cán bộ
kiểm tra kỹ thuật xác nhận, được lãnh đạo duyệt y (quản đốc phân xưởng,
trưởng bộ phận). Sau đó, các chứng từ này được chuyển cho nhân viên hạch
toán phân xưởng để tổng hợp kết quả lao động toàn đơn vị rồi chuyển về
phòng lao động tiền lương, thưởng.
Để tổng hợp kết quả lao động, tại mỗi phân xưởng, bộ phận sản xuất,
công nhân hạch toán phân xưởng phải mở sổ tổng hợp kết quả lao động. Trên
cơ sở các chứng từ hạch toán kết quả lao động gửi do các tổ gửi đến hàng
ngày (hoặc định kỳ), nhân viên hạch toán phân xưởng ghi kết quả lao động
của từng người, từng bộ phận quản lý liên quan. Phòng kế toán cũng phải mở
sổ tổng hợp kết quả lao đọng để tổng hợp chung toàn doanh nghiệp.
1.3. Tính phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương
Hiện nay, nhà nước cho phép các doanh nghiệp trả lương cho người lao
động theo tháng hoặc theo tuần. Việc tính lương và các khoản trợ cấp BHXH
kế toán phải tính riêng cho từng lao động, tổng hợp cho từng tổ sản xuất, từng
phòng ban chức năng. Đối với trường hợp trả lương cho tập thể người lao
động, kế toán phải tính trả cho từng việc khoán và dẫn cách chia lương cho
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
11
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
từng thành viên trong tập thể đó theo phương pháp chia nhất định nhưng phải
đảm bảo sự công bằng, hợp lý.
Mỗi doanh nghiệp dựa vào điều kiện đơn vị về đặc điểm sản xuất kinh
doanh cho phù hợp với đơn vị mình. Mỗi hình thức trả lương trong đơn vị đều
có mục đích tăng năng suất lao động, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh,
đảm bảo cho người lao động tham gia làm việc với ý thức hăng hái cao nhất.
Vì vậy, áp dụng hình thức tiền lương nào, cách tính lương ra sao để
đảm bảo nguyên tắc phân phối lao động là yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý
lao động là yêu cầu đặt ra cho công tác quản lý lao động và tiền lương trong
mỗi doanh nghiệp. Hơn nữa, trong mỗi doanh nghiệp từ lãnh đạo đến công
việc làm tăng thu nhập của mình cũng như của toàn doanh nghiệp sao cho
mức lương họ nhận được từ doanh nghiệp đảm bảo cho họ có thể sống hoà
nhập với xã hội được.
Trường hợp áp dụng tiền thưởng cho người lao động, cần tính toán và
lập “bảng thanh toán lương” để theo dõi và chi trả đúng quy định. Mỗi doanh
nghiệp có những chế độ tính trả thưởng riêng cho người lao động.
1.4. Kế Toán tổng hợp tiền lương và các khoản trích theo lương
1.4.1. Tài khoản sử dụng
Để hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương, kế toán sử dụng
các tài khoản sau:
* Tài khoản 334 “Phải trả công nhân viên” dùng để phản ánh tình hình
thanh toán với người lao động của doanh nghiệp về tiền lương, tiền công, phụ
cấp, BHXH, tiền thưởng và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.
Bên nợ:
+ Các khoản khấu trừ vào tiền lương của người lao động
+ Tiền lương và các khoản trích theo lương người lao động
+ Kết chuyển tiền lương người lao động chưa lĩnh
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
12
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
Bên có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả người lao
động.
Dư có: Tiền lương, tiền công và các khoản khác còn phải trả người lao
động.
Dự nợ (nếu có): số trả thừa cho người lao động
* Tài khoản 338 “phải trả, phải nộp khác” dùng để phản ánh tình hình
thanh toán các khoản phải trả và phải nộp cho cơ quan pháp luật, cho các tổ
chức, đoàn thể xã hội, cho cấp trên về KPCĐ, BHYT, BHXH, các khoản khấu
trừ vào lương, giá trị tài sản thừa chờ xử lý, doanh thu chưa thực hiện, các
khoản vay mượn tạm thời, nhận ký quỹ, doanh thu chưa thực hiện, các khoản
vay mượn tạm thời, nhận ký quý, ký cược ngắn hạn, các khoản thu hộ, giữ hộ.
Bên nợ:
- Các khoản đã nộp cho cơ quan quản lý các quỹ.
- Các khoản đã chi về kinh phí cong đoàn
- Xử lý giá trị tài sản thừa
- Kết chuyển doanh thu chưa thực hiện tương ứng
- Các khoản đã trả, đã nộp khác.
Bên có:
- Trích KPCĐ, BHXH, BHYT theo tỷ lệ quy định.
- Các khoản phải trả, phải nộp hay thu hộ
- Giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Tổng giá trị tài sản thừa chờ xử lý
- Tổng số doanh thu chưa thực hiện phát sinh trong kỳ
- Số đã nộp, đã trả lớn hơn số phải nộp, phải trả được hoàn lại
Dư có: số tiền còn phải nọp, phải nộp hay giá trị tài sản thừa chờ xử lý.
Dư nợ (nếu có): số trả thừa, nộp thừa, vượt chi chưa thanh toán.
Tài khoản 338 chi tiết làm 6 tài khoản cấp 2.
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
13
KẾ TOÁN TIỀN VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG
+ TK 3381 tài sản thừa chờ xử lý
+ TK 3382 kinh phí công đoàn
+ TK3383 BHXH
+ TK3384 BHYT
+ TK3387 Doanh thu chưa thực hiện
+ TK3388 phải nộp khác
Ngoài ra trong quá trình hạch toán, kế toán còn sử dụng một số tài
khoản khác có liên quan như: 111, 112, 138…
1.4.2. Phương pháp kế toán
Hàng tháng, tính ra tổng số tiền lương và các khoản phụ cấp mang tính
chất tiền lương phải trả cho công nhân viên (bao gồm tiền thưởng, tiền công,
phụ cấp khu vực, chức vụ, đắt đỏ, tiền thưởng trong sản xuất …) và phân bổ
cho các đối tượng sử dụng, kế toán ghi:
Nợ TK622 (chi tiết đối tượng): phải trả cho công nhân trực tiếp sản
xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện các lao vụ, dịch vụ.
Nợ TK627 (6271 chi tiết phân xưởng): phải trả nhân viên quản lý phân
xưởng
Nợ TK641 (6411) phải trả cho nhân viên bán hàng, tiêu thụ sản phẩm
dịch vụ.
Nợ TK642(6421): phải trả cho bộ phận công nhân viên quản lý doanh
nghiệp
Có TK334 tổng số thù lao lao động phải trả
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định:
Nợ TK622 (6221) phần tính vào chi phí sản xuất trực tiếp
Nợ TK627 (6271) phần tính vào chi phí bán hàng
Nợ TK641(6411) phần tính vào chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ TK334: phần từ vào thu nhập của người lao động
Đinh Thị Thu Trang – Lớp KT6-K35
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét