Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng siêu thị

5
1. Khái Qt Đề Tài

1.1 Hiện trạng, các vấn đề và giải pháp:
a) Hiện trạng của các siêu thị hiện nay:
Hầu hết các siêu thị trong thành phố hiện nay đều sử dụng phần mềm Access for
Win để quản lý hơn hàng trăm ngàn mặt hàng kinh doanh. Điều này gây khó khăn cho
việc cần thiết phải lưu trữ một khối lượng lớn thơng tin. Theo thống kê, trung bình mỗi
ngày, bộ phận bán hàng phải xử lý hơn hàng chục ngàn mẫu tin. Vào những dịp lễ tết
thì số mẫu tin còn tăng gấp nhiều lần so với ngày thường. Do đó, tốc độ truy xuất dữ
liệu khơng đủ nhanh để có thể đáp ứng tốt được u cầu thanh tốn nhanh chóng cho
khách hàng. Và trong tương lai sẽ khơng thể đáp ứng được nhu cầu mở rộng của siêu
thị.
Ban giám đốc siêu thị ln có nhu cầu muốn thống kê tình hình mua bán tại siêu
thị với nhiều tiêu chí khác nhau, nhưng hiên tại vẫn chỉ nhận được báo cáo về doanh
thu.
Ngồi ra, siêu thị hiện nay vẫn chưa thể cung cấp cho khách hàng dịch vụ tìm
hiểu thơng tin về các mặt hàng hiện có trong siêu thị. Khách đến mua hàng muốn biết
siêu thị hiện có các mặt hàng nào thì phải trực tiếp đến các quầy hàng để xem. Như thế
sẽ gây tốn thời gian, đồng thời sẽ gây khó khăn trong việc chọn lựa mặt hàng phù hợp
với nhu cầu và khả năng tài chính của họ.
b) Các vấn đề và giải pháp:
* Vấn đề liên quan đến giao diện người dùng:
Giao diên trên mơi trường Dos gây nhiều khó khăn trong thao tác do chỉ cho phép
người dùng thao tác theo cơ chế tuần tự. Vì vậy, người dùng sẽ gặp khó khăn khi phải
ghi nhớ tất cả những gì đã làm trước đó.
Giải pháp: giao diện người dùng được xây dựng bằng ngơn ngữ lập trình C#, cung
cấp cho người dùng một mơi trường làm việc thân thiện, dễ sử dụng và thao tác với các
nút lệnh và tiện ích.

* Vấn đề liên quan đến nghiệp vụ báo cáo thống kê:
u cầu về báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau.
Giải pháp: xây dựng chức năng báo cáo thống kê theo các tiêu chí: nhà cung cấp,
mặt hàng và số phiếu.

* Vấn đề hỗ trợ khách hàng tìm hiểu thơng tin sản phẩm:
Muốn biết được siêu thị hiện đang có các mặt hàng nào có thể đáp ứng được nhu
cầu mua sắm của mình, khách hàng phải trực tiếp đến các quầy hàng để xem, như thế sẽ
gây khó khăn cho khách hàng và tốn nhiều thời gian. Ngồi ra, siêu thị với nhiều quầy
hàng trong một khn viên rộng lớn, nếu hàng hóa khơng được sắp xếp theo chủng loại
một cách thuận tiện cho việc tìm kiếm thì khách hàng sẽ khơng tìm thấy được mặt hàng
họ cần. Mặc dù các sản phẩm trong siêu thị có thể đáp ứng được nhu cầu của họ.
Giải pháp: cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tìm kiếm sản phẩm. Chức năng
ngày cho phép khách hàng xem các thơng tin cơ bản về mặt hàng mà họ cần tìm bao
gồm: nhãn hiệu, giá cả, thể tích / trọng lượng… Do đó, khách hàng có thể xác định
được mặt hàng họ cần, phù hợp với khả năng tài chính mà khơng phải tốn nhiều thời
gian để tìm kiếm.
THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
6

1.2 Khái qt các nghiệp vụ chính yếu trong siêu thị:
a) Nghiệp vụ nhập hàng:
Khi nhập hàng hóa từ nhà cung cấp, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu
nhập và cập nhật hàng hóa vào cơ sở dữ liệu.

b) Nghiệp vụ xuất hàng từ kho lên quầy:
Khi có u cầu xuất hàng lên quầy, nhân viên xuất hàng sẽ kiểm tra hàng trong kho,
tiến hành lập phiếu xuất hàng và cập nhật hàng vào cơ sở dữ liệu.

c) Nghiệp vụ bán hàng:
Khi khách đến mua hàng và u cầu thanh tốn, nhân viên thâu ngân sẽ tính tiền
cho khách, lập hố đơn và cập nhật vào cơ sở dữ liệu.

d) Nghiệp vụ kiểm kê hàng hố:
Cuối mỗi ngày hay bất kỳ thời điểm nào có nhu cầu kiểm kê lại số lượng hàng hóa
trong siêu thị, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê để biết số lượng
thực tế của một mặt hàng cụ thể.

e) Nghiệp vụ báo cáo thống kê:
Cuối mỗi ngày hay mỗi kỳ hoạt động, nhân viên tin học sẽ chịu trách nhiệm lập báo
cáo dựa trên các thơng tin về hóa đơn bán hàng, phiếu nhập, phiếu xuất…

1.3 Giới thiệu hệ thống mới:
Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị được xây dựng dựa trên mơ hình hoạt động của
các hệ thống quản lý hiện đang được sử dụng, nhưng có khả năng giải quyết các vấn đề
mà hệ thống cũ chưa thể đáp ứng được, đồng thời cung cấp một số chức năng tiện ích
nhằm giúp cho q trình thực hiện các quy trình nghiệp vụ trở nên dễ dàng hơn.
Hệ thống quản lý bán hàng siêu thị có các đặc điểm sau:
 Có khả năng đáp ứng đầy đủ và hỗ trợ thực hiện tốt các nghiệp vụ chính
trong siêu thị.
 Cung cấp giao diên người dùng thân thiện, dễ thao tác.
 Cung cấp chức năng hỗ trợ khách hàng tra cứu thơng tin sản phẩm nhằm
giúp cho q trình chọn lựa hàng hóa của khách hàng dễ dàng hơn.
 Cung cấp chức năng báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí khác nhau.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
7
2. Phân Tích

2.1 Mơ tả và phân quyền hệ thống:

Người quản lý:
Mơ tả Là giám đốc siêu thị hoặc những người quản lý các bộ phận trong
siêu thị.
Vai trò Chịu trách nhiệm quản lý hoạt động của siêu thị hay các bộ phận
riêng lẻ.
Quyền Sử dụng tồn bộ các chức năng của hệ thống.

Nhân viên nhập hàng:
Mơ tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ nhập hàng
hóa vào kho.
Vai trò Chịu trách nhiêm trong khâu nhập hàng từ nhà cung cấp, lập phiếu
nhập hàng.
Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu nhập; quản lý thơng tin nhóm
hàng, ngành hàng, hàng hóa và nhà cung cấp.

Nhân viên xuất hàng:
Mơ tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ xuất hàng
hóa lên quầy.
Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu xuất hàng từ kho lên quầy, lập phiếu
xuất hàng.
Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu xuất; xem thơng tin hàng hóa,
kiểm tra hàng tồn.

Nhân viên bán hàng:
Mơ tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ thâu ngân.
Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu thanh tốn cho khách hàng.
Quyền Sử dụng các chức năng: lập hóa đơn, xem thơng tin hàng hóa, kiểm
tra hàng tồn.

Nhân viên kiểm kê:
Mơ tả Nhân viên làm việc trong siêu thị, thực hiện nghiệp vụ kiểm kê
hàng hố.
Vai trò Chịu trách nhiệm trong khâu kiểm kê, thống kê số lượng hàng hóa
trong siêu thị.
Quyền Sử dụng các chức năng: lập phiếu kiểm kê, xem thộng tin các phiếu
nhập và xuất, kiểm tra hàng tồn.




THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
8

Nhân viên tin học:
Mơ tả Nhân viên làm việc trong bộ phận tin học của siêu thị.
Vai trò Chịu trách nhiệm trong việc lập báo cáo thống kê.
Quyền Sử dụng các chức năng: lập báo cáo thống kê, xem thơng tin các
phiếu nhập xuất, phiếu kiểm kê.

2.2 Mơ tả và thiết kế các quy trình nghiệp vụ:
a) Nhập hàng từ nhà cung cấp:
Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng thời
kiểm tra xem thơng tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong
danh mục chưa. Nếu chưa có thơng tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhập tức đây
là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy đủ thơng tin của nhà cung cấp và
hàng hóa. Trong trường hợp chỉ thiếu thơng tin nhà cung cấp hoặc thơng tin hàng thì
nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thơng tin còn thiếu. Khi đã có đầy đủ thơng tin,
nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu. Khi phiếu
nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
b) Xuất hàng từ kho lên quầy:
Khi có u cầu xuất hàng từ kho lên quầy, nhân viên chịu trách nhiệm xuất hàng sẽ
tiến hành kiểm tra xem lượng hàng trong kho có đáp ứng được u cầu xuất hay khơng.
Nếu có thể đáp ứng được u cầu xuất, nhân viên sẽ tiến hành lập phiếu xuất. Ngược
lại, nhân viên sẽ thơng báo cho người quản lý có trách nhiệm đặt hàng để đặt hàng với
nhà cung cấp. Phiếu xuất sau khi được lập sẽ tự động lưu trữ. Số lượng hàng trong kho
và quầy được tự động cập nhật.
c) Bán hàng tự chọn:
Khi khách đến mua hàng và có u cầu thanh tốn, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận
u cầu thanh tốn. Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch khơng, nếu khơng
có mã vạch nhân viên này sẽ u cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng
kiểm tra lại mã hàng. Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và lập hóa đơn cho
khách hàng. Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và lưu trữ lại. Số lượng hàng
trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu.
d) Kiểm kê hàng hóa:
Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có u cầu kiểm kê hàng hóa, nhân viên
kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần phải kiểm kê. Đồng thời đối
chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng hóa lưu
thơng như thế nào.
e) Lập các báo cáo thống kê:
Tùy thuộc vào quy định của siêu thị mà các báo cáo được lập cuối ngày, cuối tháng
hay cuối mỗi kỳ hoạt động. Khi có u cầu lập báo cáo, nhân viên tin học sẽ lựa chọn
hình thức và tiêu chí lập báo cáo phù hợp với u cầu đề ra. Các loại hình báo cáo có
thể như: báo cáo bán hàng, báo cáo nhập hàng, báo cáo xuất hàng, báo cáo hàng tồn,
và các tiêu chí báo cáo như: báo cáo theo ngày, chi tiết theo nhà cung cấp, theo từng
loại hàng hóa… Tùy theo u cầu của người quản lý mà nhân viên sẽ chọn ra hình thức
lập báo cáo phù hợp.


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
9

2.3 Xác định thực thể:

Thực thể 1: NHANVIEN
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhân viên trong siêu thị
- Các thuộc tính: MaNV (thuộc tính khóa để phân biệt nhân viên này với nhân viên
khác);
TenNV; Giới tính; NgaySinh; DiaChi; SoDienThoai ;

Thực thể 2: CHUCVU
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một chức vụ của nhân viên trong siêu thị
- Các thuộc tính: MaCV (thuộc tính khóa để phân biệt chức vụ này với chức vụ khác);
TenCV.

Thực thể 3: QUYEN_DANGNHAP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho quyền đăng nhập của nhân viên tùy theo chức vụ của
nhân viên đó.
- Các thuộc tính: TenDangNhap (thuộc tính khóa); MatKhau.

Thực thể 4: HANGHOA
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một loại hàng hóa trong siêu thị.
- Các thuộc tính: MaHH (thuộc tính khóa để phân biệt hàng hóa này với hàng hố
khác); TenHH; DonViTinh; HanSD; TrongLuong; NoiSX.

Thực thể 5: NHOMHANG
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhóm hàng trong siêu thị
- Các thuộc tính: MaNhom (thuộc tính khóa); TenNhom.

Thực thể 6: NGANHHANG
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một ngành hàng trong siêu thị
- Các thuộc tính: MaNganh (thuộc tính khóa); TenNganh.

Thực thể 7: NHACC
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhà cung cấp hàng hóa cho siêu thị.
- Các thuộc tính: MaNCC (thuộc tính khóa); TenNCC; DiaChi; DienThoai; Fax; Email.

Thực thể 8: PHIEUNHAP
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu nhập hàng của siêu thị.
- Các thuộc tính: MaPN (thuộc tính khố); NgayNhap; MaChungTu; LoaiHoaDon;
TongPhaiTra.

Thực thể 9: PHIEUXUAT
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu xuất hàng từ kho ra quầy của siêu thị.
- Các thuộc tính: MaPX (thuộc tính khố); NgayXuat.


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
10

Thực thể 10: HOADONBANHANG
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một hóa đơn bán hàng của siêu thị
- Các thuộc tính: MaHD (thuộc tính khóa); NgayBan; TongTienHD.

Thực thể 11: PHIEUKIEMKE
- Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu kiểm kê của siêu thị.
- Các thuộc tính: MaPKK (thuộc tính khóa); NgayKK.

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
11
2.4 Mơ hình ERD:




THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
12
2.5 Chuyển mơ hình ERD sang mơ hình quan hệ:

NHANVIEN (MaNV, MaCV, TenNV, GioiTinh, SoDienThoai, Diachi).

CHUCVU (MaCV, TenCV).

QUYEN_DANGNHAP (TenDangNhap, MaCV, MatKhau).

HANGHOA (MaHH, TenHH, DonViTinh, TrongLuong, HanSD, NoiSX,
MaNhom).

NHOMHANG (MaNhom, TenNhom, MaNganh).

NGANHHANG (MaNganh, TenNganh).

NHACUNGCAP (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Fax, Email).

PHIEUNHAP (MaPN, NgayNhap, MaChungTu, LoaiHoaDon, MaNCC,
TongPhaiTra, MaNV).

CT_PHIEUNHAP (MaPN, MaHH, SLuong, DGia, ChietKhau,
NgayCapNhat).

PHIEUXUAT (MaPX, NgayXuat, MaNV).

CT_PHIEUXUAT (MaPX, MaHH, SLuong).

HOADONBANHANG (MaHD, NgayBan, TongTienHD, MaNV).

CT_HOADON (MaHD, MaHH, SLuong, DGia, Tile_VAT, ThanhTien).

PHIEUKIEMKE (MaPKK, NgayKK, MaNV).


CT_PHIEUKIEMKE (MaPKK, MaHH, SL_Nhap, SL_Xuat, SL_Ban,
SL_TonQuay, SL_TonKho).


THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
13
2.6 Mơ tả chi tiết các quan hệ:

1. Quan hệ: NHÂN VIÊN:
Tên quan hệ: NHANVIEN
Tên thuộc
tính
Diễn giải
Kiểu
DL
Loại
DL
MGT Số Byte
Ràng
buộc

MaNV
MaCV
TenNV
GioiTinh
NgaySinh
DiaChi
SoDienThoai

Mã số của nhân viên
Mã số của chức vụ
Tên của nhân viên
Giới tính của nhân viên
Ngày tháng năm sinh của nv
Địa chỉ của nhân viên
Số điện thoại của nhân viên
C
C
C
C
N
C
C
B
B
B
B
B
B
K
8 kí tự
4 kí tự
40 kí tự
3 kí tự

225 kí tự
10 kí tự
8 byte
4 byte
40 byte
3 byte
8 byte
225 byte
10 byte
PK
FK







Tổng
298 byte

2. Quan hệ: CHỨC VỤ:
Tên quan hệ: CHUCVU
Tên thuộc tính Diễn giải
Kiểu
DL
Loại
DL
MGT Số Byte
Ràng
buộc
MaCV
TenCV
Mã số của chức vụ
Tên của chức vụ
C
C
B
B
4 kí tự
20 kí tự
4 byte
20 byte
PK


Tổng
24 byte

3. Quan hệ: QUYỀN ĐĂNG NHẬP:
Tên quan hệ: QUYEN_DANGNHAP
Tên thuộc tính Diễn giải
Kiểu
DL
Loại
DL
MGT Số Byte
Ràng
buộc
TenDangNhap
MaCV
MatKhau
Tên nv dùng để đăng nhập
Mã số chức của chức vụ
Mật khẩu của nv đăng nhập
C
C
C
B
B
B
20 kí tự
4 kí tự
20 kí tự
20 byte
4 byte
20 byte
PK
FK


Tổng
44 byte

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN
14
4. Quan hệ: HÀNG HĨA:
Tên quan hệ: HANGHOA
Tên thuộc tính Diễn giải
Kiểu
DL
Loại
DL
MGT Số Byte
Rang
buộc
MaHH
MaNhom
TenHH
DonViTinh
HanSD
TrongLuong
NoiSX
Mã số của hàng hóa
Mã số nhóm hàng
Tên của hàng hóa
Đơn vị tính của hh
Hạn sử dụng
Trọng lượng hh
Nơi sản xuất
C
C
C
C
N
S
C
B
B
B
B
B
B
B
10 kí tự
5 kí tự
40 kí tự
5 kí tự

8 kí tự
40 kí tự
10 byte
5 byte
40 byte
5 byte
8 byte
8 byte
40 byte

PK
FK








Tổng
116 byte

5. Quan hệ: NHĨM HÀNG:
Tên quan hệ: NHOMHANG
Tên thuộc tính Diễn giải
Kiểu
DL
Loại
DL
MGT Số Byte
Ràng
buộc
MaNhom
MaNganh
TenNhom
Mã nhóm hàng
Mã ngành hàng
Tên nhóm hàng
C
C
C
B
B
B
5 kí tự
5 kí tự
20 kí tự
5 byte
5 byte
20 byte

PK
FK



Tổng
30 byte

6. Quan hệ: NGÀNH HÀNG:
Tên quan hệ: NGANHHANG
Tên thuộc tính Diễn giải
Kiểu
DL
Loại
DL
MGT Số Byte
Ràng
buộc
MaNganh
TenNganh
Mã ngành hàng
Tên ngành hàng
C
C
B
B
5 kí tự
20 kí tự
5 byte
20 byte
PK


Tổng
25 byte

THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ TRỰC TUYẾN

Xem chi tiết: Phân tích và thiết kế hệ thống quản lý bán hàng siêu thị