Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
3.2.Chức năng, nhiệm vụ các bộ phận phòng ban:
*Giám đốc:
Chỉ đạo, xây dựng các chiến lợc kế hoạch phơng án kinh doanh. Quyết định
lựa chọn các phơng án và huy động các nguồn lực để tổ chức thực hiện.
Điều chỉnh, thay đổi, bổ sung cơ cấu tổ chức bộ máy điều hành cho phù hợp
với yêu cầu kinh doanh của chi nhánh Công ty.
Là ngời đại diện cao nhất cho pháp nhân của chi nhánh Công ty trong đó:
+ Về hành chính là ngời đứng đầu chi nhánh Công ty.
+ Về pháp lý là ngời có quyền và chịu trách nhiệm cao nhất.
+ Về tài chính là ngời đại diện chủ sở hữu, chủ tài khoản.
+ Về kinh tế và kinh doanh là ngời quyết định và chịu trách nhiệm về
các kết quả kinh doanh của chi nhánh Công ty.
* Trợ lý giám đốc: có chức năng tham mu, giúp việc cho giám đốc trong mọi hoạt
động kinh doanh của chi nhánh Công ty.
Phòng kinh doanh tổng hợp: có nhiệm vụ tổ chức tiêu thụ hàng hoá, tổ chức
và quản lý hệ thống bán hàng, mạng lới tiêu thụ sản phẩm của chi nhánh Công
ty, đồng thời có chức năng giao dịch, đàm phán với khách hàng, ký kết các hợp
đồng bán hàng, tổ chức thực hiện hợp đồng, phân phối hàng hoá cho các đại lý,
cửa hàng của chi nhánh Công ty,
Phòng nghiên cứu thị trờng: Có nhiệm vụ điều tra nhu cầu thị trờng, quảng
cáo và giới thiệu sản phẩm, năng lực chi nhánh Công ty đến với khách hàng.
Phòng tài chính kế toán: Có chức năng chuẩn bị và quản lý nguồn tài chính
phục vụ cho hoạt động kinh doanh và các khoản lơng cho cán bộ nhân viên
trong chi nhánh Công ty, phòng có nhiệm vụ quản lý và cung cấp các thông tin
về kết quả kinh doanh, về tài sản của doanh nghiệp trong từng thời kỳ, từng
năm kế hoạch. Phòng cũng có nhiệm vụ hoạch toán chi phí tính giá thành sản
phẩm, thực hiện chế độ kế toán hiện hành của
Phòng kho: có chức năng tổ chức tiếp nhận, vận chuyển hàng hoá xuống kho,
quản lý và tổ chức sắp xếp hàng hoá khoa học, hợp lý, có nhiệm vụ bảo quản
hàng hoá có trong kho không bị giảm về chất lợng và đến khi có lệnh thì tiến
hành chuẩn bị xuất kho cho khách hàng sao cho đúng thời gian và tiến độ.
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
Đồng thời khi xuất kho chịu trách nhiệm bốc xếp dỡ và vận chuyển cho khách
hàng nh đã ký kết 4.2.2. Nguồn vốn của chi nhánh Công ty Dona Bochang:
4 .Cơ cấu tài sản và nguồn vốn của chi nhánh Công ty:
4.1. Cơ cấu tài sản của chi nhánh Công ty:
Việc đa chi nhánh vào hoạt động mới đợc 6 năm, nên cơ cấu tài sản của chi
nhánh Công ty Dona Bochang là vẫn còn tơng đối nhỏ và có nhiều biến động. Điều
đó đợc thể hiện cụ qua bảng số liệu sau đây.
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
Bảng 4: Cơ cấu tài sản
Chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 Tăng
(giảm)
Tăng
(giảm)
Số lợng
(triệu
đồng)
Tỷ
trọng
(%)
Số lợng
(triệu
đồng)
Tỷ
trọng
(%)
Số lợng
(triệu
đồng)
Tỷ
trọng
(%)
Tài sản
cố định
1.949 24,88 2.400 25,91 2.976 25,66 23,14 24
Tài sản
luđộng
5.885 75,12 6.864 74,09 8.620 74,34 16,64 25,58
Tổng
tài sản
7.834 100 9.264 100 11.596 100 18,25 25,17
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
Qua bảng số liệu trên chúng ta thấy đợc sự phát triển vợt bậc của chi nhánh
Công ty, tổng tài sản của chi nhánh Công ty không ngừng tăng đều qua các năm.
Năm 2004 tăng 18,25% so với tổng tài sản năm 2003, đặc biệt hơn năm 2005 đã tăng
lên đến 25,17% so với năm 2004. Qua đó thì tài sản cố định, tài sản lu động cũng
tăng đều qua các năm từ năm 2003 đến năm 2005, tài sản lu động tăng 46,47%, tài
sản cố định tăng khoảng 52,69% chứng tỏ bớc nhảy vọt của chi nhánh trong quá trình
mở rộng thị trờng tiêu thụ sản phẩm.
4.2. Nguồn vốn của chi nhánh Công ty Dona Bochang:
Chi nhánh Công ty Dona Bochang đợc thành lập với nhiệm vụ giới thiệu sản
phẩm, xâm nhập chiếm lĩnh thị trờng sản phẩm hàng dệt may gia dụng (khăn bông,
thảm đệm, áo choàng .) và đồ điện lạnh điện gia dụng, đồ điện tử tại Hà Nội, tiến
tới mở rộng mạng lới tiêu thụ ra toàn miền Bắc để khẳng định vị trí, xây dựng đợc uy
tín, thơng hiệu cho Công ty Dona Bochang trên thị trờng trong và ngoài nớc. Trong
quá trình hoạt động kinh doanh, chi nhánh luôn đa chất lợng sản phẩm, lợi ích khách
hàng nên hàng đầu trong việc đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm chiếm lĩnh thị tr-
ờng. Do đó, tổng doanh thu ngày càng tăng góp phần nâng cao lợi nhuận, thuận lợi
cho quá trình phát triển mở rộng của chi nhánh.
Năm 2005, tổng nguồn vốn của chi nhánh đã lên tới 11.596 triệu đồng. Trong
đó nguồn vốn chủ sở hữu là 3.680 triệu đồng, nguồn vốn đi vay là 7.916 triệu đồng.
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
Căn cứ vào số liệu phân tích trên bảng cân đối kế toán của 3 năm gần đây 2003,
2004, 2005 ta có thể so sánh tổng nguồn vốn và tổng tài sản giữa các kỳ kinh doanh
qua bảng cơ cấu nguồn vốn.
Bảng 5: Cơ cấu nguồn vốn
Chỉ tiêu
Năm 2003 Năm 2004 Năm2005 Tăng
(giảm)
Tăng
(giảm)
Số l-
ợng
(triệu
đồng)
Tỷ
trọng
(%)
Số l-
ợng
(triệu
đồng)
Tỷ
trọng
(%)
Số lợng
(triệu
đồng)
Tỷ
trọng
(%)
Nợ phải trả
5.482 69,98 6.404 69,13 7.916 68,27 16,82 23,61
Nguồn vốn
chủ sở hữu
2.352 30,02 2.860 30,87 3.680 31,73 21,60 28,67
Tổng nguồn
vốn
7.834 100 9.264 100 11.596 100 18,25 25,17
(Nguồn: Phòng tài chính kế toán)
5. Đặc Điểm Tổ Chức Hoạt Động Kinh Doanh
Sản phẩm hàng hoá của chi nhánh là hàng dệt may gia dụng và đồ điệnlạnh
điệngia dụng, đồ điệntử có sự đa dạng, phong phú về kiểu dáng, mẫu mã trong từng
loại mặt hàng. Nguồn hàng đợc nhập từ Đài Loan, một phần lấy từ tổng công ty dệt
may Việt Nam.
Trong đó, khăn bông, chăn, đệm, thảm, áo choàng,đồ điện tử,điện lạnh là những
sản phẩm chủ chốt của chi nhánh Công ty trong chiến lợc xâm nhập và chiếm lĩnh
các thị trờng tiêu thụ sản phẩm.
Chất lợng sản phẩm không ngừng đợc nâng cao theo tiêu chuẩn ISO-9001 mà
Công ty Dona Bochang đã đợc từ năm 2002. Do đó, sản phẩm của chi nhánh Công ty
có chất lợng vợt trội so với sản phẩm cùng loại của các công ty khác trên thị trờng. Vì
vậy mà giá thành sản phẩm của chi nhánh Công ty là tơng đối cao, chỉ có thể tiêu thụ
tốt ở vùng đô thị lớn, những vùng dân c có thu nhập cao.
6. Tổ Chức Quản Lý Hệ Thống Kênh Phân Phối
Với sản phẩm là hàng dệt may gia dụng ( khăn bông, áo choàng, thảm, đệm)và
đồ điện lạnh điện gia dụng,đồ điện tử lại đợc tổ chức phân phối theo hình thức gián
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
tiếp, chủ yếu là bán buôn nên từ khi xác định thị trờng miền Bắc là thị trờng đầy tiềm
năng cần khai thác, chi nhánh đã triển khai xây dựng một hệ thống phân phối hàng
hoá cho riêng mình.
Là chi nhánh của một Công ty liên doanh lớn sản phẩm chất lợng cao có uy tín
trong và ngoài nớc. Nhng sản phẩm của chi nhánh chỉ chủ yếu tập trung vào những
đối tợng khách hàng có mức thu nhập tơng đối cao nên thị trờng chi nhánh Công ty
tập trung chủ yếu ở khu vực thành thị đông dân và có mức sống cao.
Ban đầu, chi nhánh xác định Hà Nội là thị trờng mục tiêu có thể dễ dàng xâm
nhập, chiếm lĩnh và từ đó sẽ lấy làm bàn đạp tiến sang các khu vực khác trên thị trờng
miền Bắc. Vì vậy mà chi nhánh đã thiết lập đợc một mạng lới tiêu thụ hàng hoá qua
các đại lý, hệ thống siêu thị, cửa hàng nh: Đại lý 40 Hàng Điếu, đại lý 491 Cầu Giấy,
cửa hàng 83 chợ Đồng xuân, cửa hàng 34 chợ Hôm, trung tâm thơng mại Tràng Tiền,
siêu thị Marco, siêu thị Fivimax, siêu thị số 5 Nam Bộ, Siêu thị Big C, siêu thị
Intimex.
Đặc biệt, chi nhánh Công ty còn áp dụng linh hoạt nhiều hình thức thanh toán
khác nhau nh trả bằng tiền mặt, bằng séc, ngân phiếu trả ngay hay chuyển khoản.Tuỳ
từng trờng hợp chi nhánh có các chế độ chiết khấu, tặng thởng cho khách hàng mua
với số lợng hàng lớn trả tiền ngay.
II. đặc điểm tổ chức bộ máy và công tác kế toán.
1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán.
Do tính chất hoạt động kinh doanh, qui mô hoạt động rộng lớn với các siêu thị,
cửa hàng, phòng kế toán chi nhánh đợc xây dựng trên nguyên tắc chung và tổ chức
theo hình thức nửa tập trung nửa phân tán.
Các siêu thị, cửa hàng trực thuộc chi nhánh thực hiện hạch toán và định kỳ gửi
về chi nhánh để kiểm tra, hạch toán và tổng hợp số liệu để báo cáo về công ty.
Tại phòng kế toán chi nhánh thực hiện công tác kế toán phát sinh tại văn phòng
bao gồm cả việc kiểm tra số phát sinh ở các cửa hàng trực thuộc.Tổng hợp báo cáo
toàn chi nhánh và tính ra lợi nhuận và gửi về phòng kế toán công ty.
Sơ đồ 11: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán.
Trưởng phòng kế
toán
Phó phòng
kế toán
Kế toán
thanh toán
ngân hàng
Kế toán
tiền lương,
BH, TSCĐ
Kế toán
tổng hợp
Kế toán kho
Thủ quỹ
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
* Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong bộ máy kế toán.
- Trởng phòng kế toán có trách nhiệm giúp Giám đốc Chi nhánh bố trí mạng lới
kế toán từ trung tâm bán hàng chất lợng cao đến các cửa hàng trực thuộc của chi
nhánh. Kế toán trởng có nhiệm vị tổ chức công tác kế toán theo quy định của Nhà n-
ớc. Ghi chép tính toán báo cáo phản ánh chính xác, trung thực kịp thời các số liệu,
trích nộp đúng đủ các khoản nộp cấp trên và Công ty. Thanh toán đúng hạn các
khoản tiền vay, các khoản công nợ phải thu, phải trả theo quy định của Công ty. Lập
đầy đủ các báo cáo kế toán thống kê và quyết toán của Chi nhánh về Công ty theo
đúng thời hạn quy định. Kế toán trởng phải chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Công ty,
Giám đốc Chi nhánh và Nhà nớc về công tác hạch toán kế toán của Chi nhánh.
- Phó phòng kế toán: Chịu trách nhiệm trớc kế toán trởng và Giám đốc Chi
nhánh về các việc đợc giao. Trực tiếp chỉ đạo và tổng hợp quyết toán toàn Chi nhánh
phụ trách công tác kiểm tra toàn các đơn vị, hớng dẫn chế độ hạch toán trong toàn
Chi nhánh và giải quyết các công việc khi kế toán trởng đi vắng.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp các chứng từ, số liệu vào sổ cái và
lập báo cáo kế toán, cuối kỳ tiến hành xác định kết quả kinh doanh, lập bảng tổng kết
tài sản của toàn Chi nhánh.
- Kế toán thanh toán ngân hàng: Có nhiệm vụ cân đối tiền gửi Ngân hàng, cân
đối kế hoạch mua ngoại tệ, theo dõi tiền vay, tiền gửi, làm thủ tục vay, trả Ngân hàng
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
đúng hạn, đối chiếu với kế toán kho, kế toán bán hàng, phối hợp với thủ quỹ để cân
đối tiền mặt, để thu chi có kế hoạch.
- Kế toán tiền lơng, bảo hiểm và tài sản cố định: Phòng tổ chức theo dõi và
quyết toán chi phí tiền lơng theo quy định, phòng kế toán nhận quyết toán từ phòng
tổ chức tiến hành tính lơng, BHXH, BHYT, KPCĐ. Kế toán có nhiệm vụ ghi chép,
phant ánh tổng hợp số liệu về tình hình tăng, giảm tài sản cố định, hàng tháng kế toán
lập bảng trích khấu hao tài sản cố định và tham mu cho Chi nhánh trong việc sử dụng
tài sản cố định.
- Kế toán kho, quầy, công nợ:Trực tiếp theo dõi sổ sách chi tiết về hàng hoá, tài
sản trong kho. Chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo về hàng tồn kho, giá bán và về công nợ
bán hàng đối với khách hàng cối mỗi ngày, đôn đốc đối chiếu công nợ của các quầy,
các cửa hàng.
- Thủ quỹ: Quản lý và bảo quản tiền mặt tại quỹ. Hàng ngày căn cứ vào phiếu
thu, phiếu chi và các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán.
2.1. Những thông tin chung về tổ chức công tác kế toán.
Chi nhánh áp dụng chế độ kế toán mới theo quyết định số 167 / 2000/ QĐ- BTC
ngày 25/10/2000.
- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01/ N.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ- Việt Nam đồng.
- Nguyên tắc và phơng pháp đổi các đồng tiền khác theo giá thời điểm bán ra
của ngân hàng Ngoại thơng TP. Hà Nội.
- Hình thức sổ kế toán: Nhật ký Chứng từ.
- Phơng pháp kế toán TSCĐ: Mở sổ theo dõi chi tiết từng tài sản.
- Nguyên tắc đánh giá TSCĐ theo giá mua thực tế hoặc theo đánh giá của Nhà
nớc.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho mà Chi nhánh áp dụng là phơng pháp kê
khai thờng xuyên.
- Phơng pháp tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế.
- Trong báo cáo tài chính áp dụng các mẫu biểu sau:
+ Mẫu số B01\ DN: Bảng cân đối kế toán.
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
+ Mẫu số B02\ DN: Kết quả hoạt động kinh doanh.
+ Mẫu số B09\DN: Thuyết minh báo cáo tài chính.
2.2. Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán.
Mọi hoạt động kinh tế tài chính trong Chi nhánh đợc lập theo chứng từ mẫu
-Phần lao động tiền lơng Chi nhánh áp dụng những chứng từ sau: Bảng chấm
công, bảng thanh toán tiền lơng, danh sách ngời lao động hởng trợ cấp BHXH.
-Phần hàng tồn kho bao gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho
kiêm vận chuyển nội bộ, thẻ kho, biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá.
-Phần bán hàng có hoá đơn thuế GTGT.
-Phần tiền tệ gồm các phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy thanh
toán tiền tạm ứng, bảng kiểm kê quỹ.
-Phần tài sản cố định gồm biên bản giao nhận tài sản cố định.
2.3. Tổ chức sử dụng hệ thống tài khoản.
Chi nhánh công ty Công ty Dona Bochang là công ty thơng mại, dịch vụ cho nên
hệ thống tài khoản do Bộ Tài Chính quy định.
Để có thể hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán nhằm đáp ứng những yêu cầu
cung cấp thông tin kế toán thì Chi nhánh không thể bỏ qua phơng pháp tài khoản kế
toán. Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán thống nhất ban hành cũng nh quy mô và
nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị, kế toán trởng xác định danh mục hệ
thống tài khoản kế toán sử dụng trong Chi nhánh. Đồng thời xây dựng danh mục và
cách thức ghi chép các tài khoản cấp II đợc áp dụng trong Chi nhánh. Các TK cấp I đ-
ợc sử dụng là: TK 111, 112, 113, 131, 133, 136, 138, 144, 211, 214, 241, 351, 311,
333,3 34, 338,341
Tài khoản cấp II là: TK 3382, 3383, 3384, 1388, 3331,33312,3333,6418.
2.4. Tổ chức sổ kế toán.
Trong 4 hình thức sổ kế toán, Chi nhánh đã áp dụng hình thức sổ kế toán :Nhât
ký-Chứng từ
Trình tự ghi sổ theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 12: Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký Chứng từ
Chứng từ gốc và các bảng
phân bổ
Nhật ký - Chứng từ
Sổ cái
Sổ (thẻ) hạch
toán chi tiết
Bảng tổng hợp
chi tiết
Báo cáo tài chính
Bảng kê
Ghi chú: Lập hàng ngày
Lập cuối kỳ kế toán
Đối chiếu
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
2.5. Tổ chức hệ thống báo cáo.
Đã áp dụng hình thức sổ kế toán Chứng từ.
Trong Chi nhánh báo cáo kế toán bao gồm: Báo cáo tài chính và báo cáo quản
trị.
- Báo cáo tài chính: Bao gồm 3 biểu mẫu sau:
+ Bảng cân đối kế toán: Mẫu số 01.
+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh: Mẫu số 02.
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số 09.
- Báo cáo quản trị:
Các báo cáo quản trị cung cấp thông tin Tài chính kế toán phục vụ cho yêu cầu
quản lý nội bộ của Chi nhánh. Báo cáo quản trị bao gồm:
+ Báo cáo tổng doanh thu.
+ Báo cáo số d công nợ.
Luận văn tốt nghiệp Nguyễn Bá Quyền
+ Báo cáo về tài sản cố định.
+ Báo cáo về thu nhập ngời lao động.
Báo cáo tài chính của Chi nhánh đợc lập và gửi vào cuối mỗi quý, báo cáo tài
chính đợc gửi chậm nhất là 20 ngày kể từ ngày kết thúc quý, còn thời hạn gửi báo cáo
Tài chính năm của công ty là 90 ngày.
III. Kế toán lu chuyển hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ.
1. Hạch toán quá trình mua hàng.
1.1. Phơng thức mua hàng và chứng từ sử dụng .
Tổ chức khai thác nguồn hàng là một nhiệm vụ quan trọng của các đơn vị kinh
doanh thơng mại. Chi nhánh công ty Công ty Dona Bochang là đơn vị kinh doanh
thơng mại, vì vậy, nguồn hàng chủ yếu của chi nhánh là đợc nhập từ Đài Loan và
trong nớc
- Bộ chứng từ sử dụng gồm:
+ Hoá đơn mua hàng.
+ Biên bản kiểm nghiệm hàng
+ Phiếu nhập kho
+ Thẻ kho
1.2. Tính giá thực tế hàng hoá mua.
Vì là công ty áp dụng tính thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ nên trị giá vốn
thực tế hàng hoá mua về nhập kho đợc tính nh sau:
1.3. Kế toán chi tiết kho hàng.
Khi hợp đồng mua hàng hoá đã đợc ký kết, chủ hàng giao hàng tại kho với hoá
đơn GTGT, sau đó thủ kho nhận hàng, kiểm nghiệm hàng cả về số lợng và chất lợng.
Sau khi kiểm tra hàng hoá, thủ kho báo cho nhân viên phòng kinh doanh, phòng kinh
doanh sẽ dựa vào hoá đơn để tính giá bán mặt hàng, loại hàng và yêu cầu kế toán kho
làm phiếu nhập kho theo đúng số lợng ghi trên hoá đơn và giá đã đợc tính.
Hoá đơn giá trị gia tăng
Liên 1 (lu)
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét