- Bên cạnh đó Văn phòng thực hiện các hoạt động tác nghiệp hành chính,
hoàn thiện tổ chức bộ máy Văn phòng, tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại
của CQ để xây dựng mối quan hệ với khách hàng.
- Văn phòng cũng có trách nhiệm đảm bảo nhu cầu, hậu cần, tạo cơ sở
vật chất kỹ thuật, hỗ trợ phơng tiện và điều kiện để cán bộ CNV nâng cao
hiệu quả công tác và hiệu quả hoạt động.
Nh vậy, Văn phòng là bộ phận tổng hợp quản lý các hoạt động của CQ và
là bộ máy tham mu giúp đỡ lãnh đạo điều hành hoạt động của CQ.
2. Chức năng của Văn phòng
Có rất nhiều loại hình văn phòng nh văn phòng cơ quan hành chính, văn
phòng DNSXKD, văn phòng dịch vụ Để phân biệt đợc CQ này với CQ
khác ta căn cứ vào các chức năng của từng văn phòng. ở đây chủ yếu phân
tích về Văn phòng DNSXKD. Văn phòng trong đơn vị SXKD đóng vai trò
hết sức to lớn có ảnh hởng quyết định mọi hoạt động cuả DN. Quan trọng
hơn, Văn phòng là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác quản lý doanh nghiệp. Bất cứ một doanh nghiệp hay tổ chức nào dù
có qui mô lớn hay nhỏ cũng đều có văn phòng là nơi đại diện cho doanh
nghiệp đảm nhận công tác hoạt động SXKD. Văn phòng có 3 chức năng cơ
bản sau:
a. Chức năng thông tin tổng hợp
Ngày nay các hoạt động kinh tế, thông tin có ý nghĩa rất to lớn và đợc
xem nh nguồn nhân lực của mọi sự phát triển. Nguồn thông tin thờng rất
phong phú và đa dạng, nó hiển diện ở mọi lĩnh vực. Thông tin đợc thu thập
và xử lý theo yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.
Thông tin tiếp nhận từ hai loại: Thông tin có hệ thống và Thông tin không
có hệ thống.
-Thông tin có hệ thống là loại thông tin đợc duy trì trong hệ thống tổ
chức, đợc quy định về yêu cầu, nội dung và theo một kiểu thống nhất trong
CQDN. Loại thông tin này đợc thể hiện dới dạng văn bản nh các quyết định,
5
nghị định của Chính phủ xuống cấp dới, các báo cáo của cấp dới lên cấp
trên.
-Thông tin không có hệ thống là loại thông tin liên quan đến sự kiện xảy
ra bất ngờ mang tính chất đột xuất không biết trớc. Loại thông tin này đòi
hỏi phải thu nhận và xử lý nhanh chóng, kịp thời.
Trong hoạt động văn phòng, chức năng thông tin tổng hợp luôn thể hiện
tính năng động của nó. Việc thu thập thông tin và xử lý thông tin đã phục vụ
cho việc dự báo các vấn đề xảy ra trong quá trình sản xuất, giúp cấp quản lý
có đợc quyết định đúng đắn để kịp thời xử lý. Bên cạnh đó, công tác thông
tin giúp các nhà quản lý phân tích dữ liệu, thông số để vạch ra những chiến l-
ợc quan trọng, lâu dài cũng nh các kế hoạch trung hạn hoặc ngắn hạn nhằm
nâng cao hiệu quả trong hoạt động sản xuất. Công tác thông tin tổng hợp
cũng cung cấp tài liệu, báo cáo, các công trình khoa học cho nhà quản lý
nghiên cứu, từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm thực tiễn cho việc điều
hành quản lý và cũng có thể qua các đề nghị đó cải tiến phơng thức đổi mới
t duy và cách quản lý nhằm đa đơn vị phát triển.
Trong thời đại bùng nổ thông tin nh hiện nay thì công tác thông tin tổng hợp
càng làm thay đổi vị trí và vai trò văn bản của văn phòng trong mỗi doanh
nghiệp. Rõ ràng cuộc cách mạng thông tin đã tạo ra sự phát triển vợt bậc của
kinh tế mỗi nớc. Các doanh nghiệp đã nhận thấy rõ vai trò, chức năng quan
trọng của thông tin trong hoạt động kinh doanh bởi vì nền kinh tế càng phát
triển thì lu lợng thông tin càng phong phú và đa dạng. Mặt khác, để tồn tại
và phát triển kinh tế xã hội, các quốc gia phải thi hành chính sách mở cửa,
khuyến khích các doanh nghiệp hội nhập và trong cơ chế mở.Muốn tồn tại,
các doanh nghiệp phải nhanh chóng nắm bắt các nguồn thông tin và xử lý
chúng kịp thời để đạt đợc mục tiêu trong kinh doanh.
Trong công tác thông tin thì yếu tố thiết bị thông tin đóng vai trò rất quan
trọng. Ngày nay, song song với sự phát triển không ngừng của lu lợng thông
tin thì các phơng tiện, thiết bị thông tin điện tử cũng xuất hiện ngày càng đa
dạng và phong phú. Hệ thống máy tính điện tử nối mạng cho phép các nhân
6
viên văn phòng và xử lý thông tin một cách nhanh chóng, chính xác và rất có
hiệu quả. Hệ thống thông tin hiện đại này giúp các nhà quản lý giải phóng
khỏi phần lớn các công việc sự vụ, dành nhiều thời gian cho vấn đề hoạch
định chơng trình hoạt động và điều hành, quản lý cơ quan.Bên cạnh đó, với
các trang thiết bị thông tin hiện đại các nhân viên làm việc đạt hiệu quả hơn,
năng động và thao tác nghiệp vụ cũng trở nên linh hoạt hơn. Nh vậy, công
tác thông tin tổng hợp thực sự đóng vai trò quan trọng trong công tác quản trị
văn phòng.
b. Chức năng tham mu
Ta biết rằng hoạt động của một CQ phụ thuộc vào nhiều yếu tố trong đó
có yếu tố chủ quan thuộc về nhà quản lý bởi vậy muốn ra những quyết định
mang tính khoa học, ngời quản lý cần căn cứ vào các yếu tố khách quan nh ý
kiến tham gia của các cấp quản lý, của những ngời trợ giúp.
Nh chúng ta đã biết, bất cứ cấp lãnh đạo nào cũng phải đặt ra các mục
tiêu SXKD.Muốn đạt đợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải có cơ cấu tổ chức
thích hợp, năng động và uyển chuyển. Đặc điểm chính của một tổ chức hoạt
động hiệu quả đó là khả năng dự báo những thay đổi cần thiết về mặt tổ chức
và giải pháp thích nghi với điều kiện SXKD thay đổi. Việc hoạch định và lập
kế hoạch đợc xem nh là con đờng dẫn tới đích, đòi hỏi phải xác định đợc h-
ớng đi nhanh nhất, đúng đắn nhất.
Thông thờng các DNSX kế hoạch dựa trên quy luật cơ bản: quy luật giá
trị và những khả năng thực tế của mình để đảm bảo vai trò là công cụ để
quản lý nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển nhanh nền KTXH.
c. Chức năng hậu cần
Công tác hậu cần là công tác chuẩn bị các điều kiện cho sự hoạt động
bình thờng của tổ chức. Làm tốt công tác hậu cần có nghĩa là văn phòng đã
nâng cao hiệu quả làm việc của doanh nghiệp. Hậu cần thờng là những công
việc dịch vụ nh tạo ra cơ sở vật chất để CBCNV thực hiện nhiệm vụ của họ,
tăng thêm hiệu quả làm việc.
7
Công tác hậu cần thực hiện nhiệm vụ quản lý các khoản tiết kiệm đảm
bảo cho đời sống của CBCNV. Bên cạnh đó, công tác hậu cần cũng đợc coi
nh công cụ quản lý hiệu quả. Việc chuẩn bị các chỉ tiêu kế hoạch sẽ góp
phần vào việc hoàn thành tốt các chỉ tiêu kế hoạch đó cũng nh việc tổ chức
thành công các hội nghị, hội thảo. Công tác hậu cần còn là diện mạo của CQ
qua việc xây dựng cơ sở vật chất, xây dựng uy tín bằng công tác đối nội, đối
ngoại.
II. Cải tiến, hoạt động văn phòng theo hớng hiện đại
doanh nghiệp
1. Vai trò của văn phòng hiện đại ở doanh nghiệp
Trớc đây, trong cơ chế cũ, Văn phòng là nơi làm việc giấy tờ và lo hậu
cần cho hoạt động lãnh đạo. Trong vài năm trở lại đây, khi chuyển sang cơ
chế thị trờng, theo định hớng XHCN với sự quản lý của nhà nớc, để đảm bảo
đứng vững trong môi trờng cạnh tranh, các doanh nghiệp đã đầu t dây
chuyền thiết bị hiện đại đồng thời tiến hành đổi mới phơng thức quản lý,
tuyển dụng nhân viên có trình độ nghiệp vụ cao. Do đó hiệu quả hoạt động
đã đợc nâng lên rõ rệt.
Thực tế đó đã phản ánh yêu cầu khách quan của công cuộc đổi mới, góp
phần tạo chỗ đứng cho mỗi doanh nghiệp trong cơ chế thị trờng. Bên cạnh
đó, những thành tự khoa học của công nghệ thông tin gần đây cũng là áp lực
buộc các văn phòng phải khẩn trơng đi vào hiện đại hoá. Khi các nhà quản lý
chú trọng đến các công tác văn phòng thì vai trò của văn phòng hiện đại
trong doanh nghiệp Nhà nớc ngày càng đợc khẳng định. Rõ ràng, văn phòng
kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng cao hiệu suất làm việc của
cán bộ, nhân viên văn phòng. Các trang thiết bị hiện đại đã giúp họ đắc lực
hơn trong công việc, tạo năng suất và hiệu quả ngày càng cao.
Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phí quản lý điều hành nhng
vẫn đảm bảo chất lợng làm việc. Đồng thời nó giúp các nhà quản lý thoát
khỏi những công việc mang tính chất sự vụ, kích thích sự sáng tạo của họ,
8
giúp họ có thời gian suy nghĩ để đa ra những phơng hớng và kế hoạch khả
thi, giải quyết tốt nhất mọi mặt trong công tác điều hành quản lý doanh
nghiệp.
Nh vậy cùng với xu thế chung của cơ chế mới, sự xuất hiện Văn phòng
hiện đại với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan
trọng của công tác văn phòng trong mỗi doanh nghiệp hiện nay.
2. Cải tiến công tác tổ chức văn phòng.
Mục tiêu của các nhà quản trị Văn phòng là thực hiện nhiệm vụ tham mu
cho cấp lãnh đạo điều hành quản lý hoạt động của CQ một cách hiệu quả
nhất. Muốn xây dựng một văn phòng theo hớng hiện đại trớc hết phải cải
tiến các bớc sau:
- Tổ chức về nhân sự
- Nghiệp vụ hành chính
- Trang thiết bị kỹ thuật
- Môi trờng làm việc
*Tổ chức về nhân sự:
Trong xu hớng phát triển của XH hiện nay, yếu tố con ngời luôn là trung
tâm của mọi hoạt động. Một doanh nghiệp hay một tổ chức dù có nguồn tài
chính phong phú với hệ thống trang thiết bị hiện đại đến đâu chăng nữa nếu
thiếu sự tổ chức quản lý thích hợp thì cũng sẽ trở thành đơn vị yếu kém.
Bởi vậy, khi cải tiến văn phòng theo hớng hiện đại hoá thì vấn đề quan trọng
nhất là phải cải tiến công tác tổ chức nhân sự.
Thực tế cho thấy, cùng với sự phát triển nh vũ bão của khoa học công
nghệ thì trình độ học vấn và kiến thức của các nhân viên ngày càng đợc năng
cao. ở Việt Nam hiện nay, những ngời không có trình độ đang dần bị đào
thải, lực lợc lao động trẻ nếu không có năng lực và trình độ chuyên môn sẽ
khó tìm đợc việc làm. thực tiễn đó phản ánh nhu cầu cải tiến, đổi mới chất l-
ợng lam việc của nhân viên trong các doanh nghiệp ngày càng cao.
9
Song song với đầu t trang thiết bị, các nhà quản trị cần phải có chính sách
bồ dỡng thêm cho nhân viên về nghiệp vụ chuyên môn, trang bị cho họ
những kiến thức về nghiệp vụ văn phòng một cách tổng quát để có thực hiện
tốt các nhiệm vụ, các công việc trong văn phòng. Các nhân viên phải đợc đào
tạo đa năng để có thể đảm nhiệm các công việc khác nhau, biết chi phối
công việc của cả văn phòng và biết xử lý chọn lọc các nguồn thông tin một
cách hợp lý, chính xác, kịp thời, giúp các nhà quản lý đa ra những quyết định
đúng đắn nhất. Ngoài việc nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên,
ngời quản trị còn phải biết tổ chức, sắp xếp nhân sự một các hợp lý.
Hiện nay ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, vấn đề tổ chức nhân sự thờng
đơn giản hơn vì cơ cấu quyền lực này chỉ có một cấp, cấp lãnh đạo (giám
đốc) trực tiếp điều hành lao động tuyến cơ sở, nên tổ chức gọn nhẹ.
Với các văn phòng các doanh nghiệp lớn thì cơ cấu tổ chức phức tạp hơn,
mỗi phòng ban trong doanh nghiệp đều có các bộ phận trong văn phòng với
đầy đủ chức năng văn phòng. Vì vậy, đối với doanh nghiệp này, việc tổ chức
nhân sự nên tập trung. Có nghĩa là mọi công việc văn phòng của các phòng
ban đều đa lên đầu não và tập trung nhân sự lên đó để tiến hành xử lý thông
tin và thực hiện các công việc khác trong văn phòng chỉ để lại các phòng ban
một số nhân viên văn phòng cần thiết nh văn th. Việc sắp xếp tổ chức nhân
sự theo kiểu tập trung nh vậy thể hiện tính thống nhất, đồng thời các nhân
viên dễ dàng trao đổi công việc khi cần có thể hỗ trợ nhau. Bên cạnh đó, việc
tổ chức sắp xếp nhân sự một cách hợp lý, ngời quản trị văn phòng cần quan
tâm đến nhu cầu của nhân viên có nghĩa là quan tâm đến chế độ, chính sách,
chăm lo tới đời sống vật chất và tinh thần của họ, phải biết lắng nghe ý kiến
nhân viên và đánh giá chính xác những khả năng, năng lực, tạo cho họ có cơ
hội thăng tiến, khuyến khích họ học hỏi nâng cao kiến thức.
Ngoài ra, trong quá trình tuyển chọn nhân viên, ngoài những yêu cầu về
chuyên môn, kiến thức, nghiệp vụ thì ngời quản trị văn phòng phải chú ý tới
phẩm chất đạo đức của nhân viên, vì trong điều kiện làm việc mới thì càng
phải có những yêu cầu mới về phẩm chất của mỗi nhân viên nhằm phải ánh
10
tính chất hiện đại của văn phòng. Trớc hết họ phải có trách nhiệm về công
việc, có óc sáng tạo nhanh nhẹn, và biết đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo đa ra
những quyết định đúng. Mặt khác, họ phải là ngời luôn chủ động trong việc
biết cách giao tiếp và ăn mặc lịch sự gọn gàng.
Nói tóm lại, tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của ngời
quản trị, bởi nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của văn phòng. trong xu h-
ớng phát triển mới để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng
phục vụ cho công cuộc hiện đại hoá. Văn phòng của mỗi doanh nghiệp cần
có một đội ngũ nhân viên có năng lực, có phẩm chất đạo đức và thành thạo
các nghiệp vụ chuyên môn, có nh vậy mới đáp ứng đợc nhu cầu trong từng
thời kỳ mới.
Cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ thì trình độ học vấn của
CBCNV ngày càng cao. Bên cạnh đó, các nhà quản trị cần phải có chính
sách bồi dỡng về nghiệp vụ, trang bị những kiến thức Văn phòng một cách
tổng quát để họ có thể thực hiện tốt các nhiệm vụ văn phòng.
Vậy tổ chức và quản lý nhân sự là công việc rất cần thiết của nhà quản trị,
nó là yếu tố quyết định sự hoạt động của Văn phòng. Trong xu hớng phát
triển mới, để nâng cao chất lợng và hiệu quả của công tác văn phòng, Văn
phòng của doanh nghiệp cần một đội ngũ nhân viên có năng lực, phẩm chất
đạo đức tốt.
* Nghiệp vụ hành chính:
Nghiệp vụ hành chính văn phòng theo hớng hiện đại hoá là tập hợp những
phơng cách, những quy định, các thao tác cụ thể mà ngời lãnh đạo vận dụng
một cách sáng tạo, có hiệu quả cao. Trớc đây, một số nghiệp vụ hành chính
đợc làm thủ công nh ghi chép sổ sách, tính toán hoặc văn bản viết bằng tay,
công tác thông tin đợc vận dụng một cách máy móc, không có hệ thống dẫn
đến sai lệch hoặc gây chậm trễ làm giảm hiệu quả lao động.
Ngày nay các trang thiết bị đã hỗ trợ rất nhiều cho nghiệp vụ hành chính
bởi vậy mà chất lợng công việc ngày càng cao. Cải tiến các nghiệp vụ hành
chính có nghĩa là cải tiến tổ chức hoạt động trong Văn phòng kết hợp các
11
trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động trong văn phòng kết hợp với
trang thiết bị xây dựng một cơ cấu hoạt động gọn nhẹ, kết hợp với xu thế
phát triển mới đó là nên tập trung các nghiệp vụ hành chính. Có hai hình
thức tập trung:
+Tập trung theo địa bàn: Hoạt động hành chính đều đợc tập trung tại
một điểm duy nhất. Kiểu tập trung này có u điểm là dễ huy động nhân sự, dễ
quản lý, kiểm tra, dễ sử dụng các trang thiết bị. Tuy nhiên, nó cũng có nhiều
nhợc điểm nh khó chuyên môn hoá, thiếu sự quan tâm đến từng loại công
việc. Vì vậy, kiểu tập trung này chỉ nên áp dụng đối với các doanh nghiệp
nhỏ.
+Tập trung theo chức năng: Các nghiệp vụ hành chính đợc phân ra
thành bộ phận chuyên môn theo chức năng.
Ưu điểm của cơ cấu tập trung theo chức năng là cố thể thu hút đợc nhiều
chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên viên này sẽ tham mu cho nhà
quản trị văn phòng về các hoạt động hành chính của từng bộ phận chuyên
môn.
Nhợc điểm chủ yếu của tập trung theo chức năng là hình thức này nếu
không khéo áp dụng sẽ vi phạm chế độ một thủ trởng, có nghĩa là xuất hiện
sự lấn quyền.
Thông thờng, việc tập hoạt động hành chính không dợc các cấp quản trị
và những ngời thi hành a thích nhng để việc quản lý hiệu quả thì việc tập
trung lại tỏ ra không cần thiết. Đặc biệt, với hình thức tập trung theo chức
năng, chánh văn phòng luôn có sự cộng tác về các chuyên viên của các bộ
phân chuyên môn, nh vậy việc hoạch định, tổ chức điều hành, giám sát và
quản lý sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn và thể hiện tính thống nhất trong quản lý
12
chánh văn phòng
các hoạt động hành chính
Hình 1: Kiểu tập trung theo địa bàn
Hình 2: Kiểu tập trung theo chức năng
Bên cạnh việc cải tiến tổ chức hoạt động chính nên tiến hành cải tiến cơ
cấu quản lý trong các doanh nghiệp. Trong xu thế phát triển của doanh
nghiệp cần bố trí thêm một số vị trí mới để đảm nhận những nghiệp vụ mới
để cơ cấu quản lý trở nên năng động và phù hợp với điều kiện kinh tế của
doanh nghiệp.
13
chánh
văn
phòng
Bộ phận A
bộ phận b
bộ phận c
chủ tịch hội đồng quản trị
phụ tá hành chính
tổng giám đốc
chánh văn phòng
bộ phận a bộ phận b bộ phận c
Hình 3: Sơ đồ cơ cấu quản lý
Nói tóm lại bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đều phải thực hiện các
nghiệp vụ hành chính, vì vậy cải tiến nghiệp vụ hành chính là cải tiến cơ cấu
quản lý, nghiệp vụ chuyên môn trong Văn phòng nhằm mục đích tăng hiệu
quả làm việc hơn nữa.
* Trang thiết bị kỹ thuật:
Trang thiết bị kỹ thuật là công cụ trợ giúp con ngời trong quá trình lao động
SX. Ngày nay khi xu hớng hiện đại hoá ngày càng diễn ra mạnh mẽ thì các
trang thiết bị hiện đại càng giữ vị trí quan trọng trong hoạt động của Văn
phòng. Trớc đây các doanh nghiệp cũng trang bị một số máy móc nhằm giảm
bớt lao động chân tay nh bàn tính bằng tay, máy đánh chữ Khi khoa học phát
triển, các nhà quản trị VP mới đẩy mạnh đầu t công nghệ tiên tiến. Nhờ đó
nhân viên văn phòng giảm bớt đợc lao động chân tay cũng nh rút ngắn thời gian
hoàn thành công việc. Bởi vậy muốn đạt đợc mục tiêu, tăng năng suất, tạo lợi
nhuận cao trong SXKD các doanh nghiệp nhất thiết phải tiến hành đổi mới
trang thiết bị hiện đại trong hoạt động Văn phòng để từng bớc tạo chỗ đứng
trong nền kinh tế tiếp tục đa Tổng.C.ty phát triển theo xu hớng phát triển chung
của toàn ngành giao thông.
* Môi trờng làm việc:
Khoa học đã chứng minh môi trờng làm việc có ảnh hởng rất lớn đến
năng suất lao động của CBCNV. Thực chất tạo ra môi trờng làm việc là xây
dựng và sắp xếp nơi làm việc một cách hợp lý và khoa học. Vì vậy cải tiến
môi trờng làm việc là một công việc không kém phần quan trọng của các nhà
quản trị Văn phòng.
Văn phòng hiện đại ngày nay có khuynh hớng sắp xếp theo mặt bằng
mở, có nghĩa là các nhà quản trị thờng sử dụng tối đa khoảng trống để sắp
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét